Jak wygląda faktura VAT i co powinno się na niej znaleźć?

Faktura VAT - czym jest?

Faktura VAT to dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który stanowi potwierdzenie sprzedaży towarów lub usług. Faktury VAT są wystawiane przez podatników podatku VAT i powinny być sporządzane przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Aby faktura została uznana za prawidłową, musi posiadać pewne niezbędne dane, które wymienimy w dalszej części tekstu.

Rodzaje faktur 

• Zanim przejdziemy do danych, które powinny się znaleźć na fakturze, wspomnimy kilka słów na temat rodzajów faktur. Trzy podstawowe typy faktur, które mogą wystawiać przedsiębiorcy odprowadzający podatek VAT, to:
• Faktura sprzedażowa - to najbardziej znany rodzaj faktury, który potwierdza sprzedaż towaru lub wykonanie usługi.
• Faktura korygująca - to dokument, który wystawiamy w sytuacji, gdy na wystawionej fakturze widnieją błędy lub zmianie uległa np. stawka VAT czy cena towaru/usługi.
• Faktura zaliczkowa - jest to faktura wystawiana w przypadku pobrania od kupującego zaliczki przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. 

Wzór faktury VAT - co musi się znaleźć na fakturze?

Wystawienie faktury VAT za sprzedaż towaru lub wykonanie usługi jest obowiązkiem podatników podatku od towarów i usług. Istnieją pewne elementy, które obowiązkowo muszą się znaleźć na każdej fakturze VAT. Aby faktura została uznana za prawidłową, powinna zawierać takie informacje jak:

• Numer faktury;
• Data wystawienia faktury;
• Imiona i nazwiska/nazwy sprzedawcy oraz nabywcy towarów/usług, a także ich adresy;
• Numery NIP podatnika i nabywcy (w przypadku klientów indywidualnych nie ma obowiązku podawania numeru NIP);
• Data dokonania/zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi (o ile data ta jest inna niż data wystawienia faktury);
• Nazwa (rodzaj) sprzedawanego towaru bądź wykonywanej usługi;
• Ilość dostarczonych towarów/zakres wykonanych usług;
• Cena jednostkową netto towaru/usługi;
• Kwoty rabatów i obniżek cen (m.in. w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeśli nie zostały uwzględnione w cenie jedn. netto);
• Łączna wartość netto sprzedanych towarów/wykonanych usług;
• Stawka podatku;
• Sumę wartości sprzedaży netto - powinna być ona podana z uwzględnieniem podziału na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku;
• Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów lub usług z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• Kwota należności ogółem. 

Wzory faktur - dodatkowe elementy na fakturze

Faktura VAT może zawierać również dodatkowe elementy, które mogą się różnić w zależności od rodzaju wykonywanych przez podatnika czynności. Na fakturze często znajdują się takie informacje jak na przykład:

• Adnotacja „metoda kasowa” - musi się znaleźć na fakturze wystawionej przez podatnika, który wybrał taką formę rozliczania podatku VAT.
• Adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” - powinna znaleźć się na fakturze, gdy podatnik zajmuje się sprzedażą towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy. Kwota należności ogółem musi jednak przekraczać 15 000 zł lub równowartość tej kwoty wyrażoną w walucie obcej.
• Adnotacja „samofakturowanie” - powinna się znaleźć na fakturze w przypadku, gdy nabywca wystawia ją w imieniu sprzedawcy.
• Adnotacja „procedura marży dla biur podróży - ma zastosowanie, jeśli sprzedawca świadczy usługi turystyczne, w których kwota marży stanowi podstawę opodatkowania.
• Adnotacje takie jak na przykład: „procedura marży - towary używane” lub „procedura marży - dzieła sztuki” - mają zastosowanie w przypadku sprzedaży określonych towarów”. 

Jak powinna wyglądać faktura uproszczona?

Będąc w temacie faktur VAT, warto wspomnieć, jak powinna wyglądać tzw. faktura uproszczona. Taka faktura nie musi zawierać wszystkich danych wymaganych w przypadku tradycyjnych faktur, ale jej wartość nie może przekraczać 450 zł brutto. Dane, które powinny się znaleźć na fakturze uproszczonej, to:

• Data wystawienia;
• Data dokonania/zakończenia dostawy towarów lub wykonania usług (jeżeli data różni się od daty wystawienia faktury);
• Numer faktury;
• Imię, nazwisko lub nazwę oraz adres podatnika;
• Numery NIP sprzedawcy i nabywcy (chyba, że mamy do czynienia z klientem indywidualnym - w takiej sytuacji podawanie numeru NIP nie jest koniecznie);
• Nazwa towaru lub usługi;
• Kwoty rabatów i wcześniej otrzymanych należności (o ile nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• Stawki podatku VAT;
• Kwota należności ogółem. 

Faktura VAT - ręcznie czy przy pomocy gotowego wzoru?

Przepisy nie określają konkretnego sposobu wystawiania faktur VAT. Można więc wystawiać je ręcznie lub korzystać z gotowych wzorów dostępnych w sieci, a także sporządzać faktury przy pomocy specjalnych programów do ich wystawiania. Więcej informacji na temat wzorów faktur VAT znajdziesz na stronie internetowej RafSoft - https://www.rafsoft.net/wzor-faktury-vat/.

Informacja handlowa